Управление запасами является одной из важных составляющих успеха аптечной сети. Неоптимальное количество товара на складе может привести к потере клиентов, а избыток приводит к заморозке средств в товарных остатках и потере прибыли.
Для эффективного управления запасами необходимо правильно оценивать потребности в товарах и своевременно формировать заказы
Как работает система автоматизированного заказа?
Чтобы определить оптимальный остаток, нужно ежедневно анализировать скорость продаж каждого из тысяч наименований товара в аптеке, учитывая сезонность и тренды, и на основании этого рассчитывать потребность. Для решения этой задачи мы разработали функционал комбинированного автозаказа, который помогает сформировать оптимальный товарный остаток на основе продаж за последние 30 дней.
Одним из ключевых преимуществ автоматизированной системы заказа является возможность быстрого и точного анализа данных о продажах и остатках товаров. Это позволяет заведующим и другим ответственным за заявку сотрудникам своевременно и эффективно формировать заказы и избежать нехватки или затоваривания.
Первый этап - анализ
На первом этапе программа анализирует скорость продаж каждого товара в аптеке, и определяет, достаточно ли оставшегося товара для обеспечения непрерывного спроса, и нужно ли заказывать его снова. Если текущий остаток не покрывает количество дней товарного запаса, программа генерирует потребность и вносит позицию в список для заказа.
Анализ последних 30 дней продаж позволяет программе учитывать сезонность спроса и корректировать глубину товарного запаса.
Для работы по условиям маркетингового договора или в рамках ассоциаций предусмотрена возможность для заказа указать минимальное количество, приоритетного производителя или поставщика. Также в соответствиями с условиями договора, поставщики могут требовать заказывать определенные наименования только у них. Все эти условия заносятся в настройки автозаказа, чтобы он мог сформировать потребность аптеки с учетом маркетинговых условий и требований по договорам с поставщиками.
Второй этап - распределение
На втором этапе работы программа определяет оптовых дистрибьюторов у которых мы будем заказывать необходимые нам товары. Для этого мы используем функционал автоматического распределения заказа.
Сначала мы собираем сводный прайс-лист всех доступных поставщиков и выбираем наиболее выгодное предложение по цене, при этом учитывая нюансы, связанные со сроком годности, минимальным заказом и кратностью. Программа предупредит необходимо ли нам увеличить значение до кратного или если у предложенной позиции истекает срок годности.
Также мы проверяем, не лежит ли этот товар на складе других аптек в избытке. Если это так, то программа предложит создать документ перемещения из других аптек сети, и не заказывать товар дополнительно. При создании документа перемещения алгоритм рассчитывает сверхзапас.
В нашей системе этот параметр определяется двумя показателями: количество дней товарного запаса и количество дней без продаж. Если товар лежит в избытке и его продажи не предвидятся в ближайшее время, система предлагает переместить его в другую аптеку, где есть потребность в этом товаре.
Это помогает избежать дефицита товаров в одной аптеке и избытка в другой, и позволяет эффективно управлять запасами, сокращая издержки.
Третий этап - заявка
На третьем этапе мы формируем заявку, можем добавить туда позиции дефектуры поставщиков из листа ожидания и персональные заказы. При необходимости можно отредактировать итоговый заказ и внести ручные изменения. После этого ответственный отправляет заявку поставщикам. Если часть позиций из предложения поставщика временно недоступна к заказу, программа сохранит их в документ, чтобы можно было заказать их позже, или у другого дистрибьютора.
При разработке и внедрении функционала автозаказа в разных аптеках с разной оборачиваемостью и разной проходимостью, мы использовали статистические формулы прогнозирования и единый справочник. Параметры формулы были тонко настроены с использованием обратной связи от сотрудников. Заведующие и непосредственно ответственные за заказ товара подтвердили правильность работы автозаказа.
Всё это мы делали для того чтобы программа рассчитывала остатки корректно, закрывала потребности и соответствовала ожиданиям ответственных за формирование заявки.
Как показывает опыт наших партнеров, использование автоматизированной системы заказа в аптечных сетях позволяет ускорить товарооборот на 15-20%, до 22-24 дней и тем самым освободить средства, затраченные на приобретение товарного запаса.
Другими словами, при обороте в 1 млн. рублей ежемесячно, товарный остаток сокращается до 800 тыс. рублей.
Освободившиеся деньги можно потратить на другие потребности бизнеса: например можно снизить процент наценки, чтобы дать более привлекательную цену покупателям, для привлечения новых клиентов и повышения лояльности. Можно вложить деньги в расширение сети и открыть еще одну аптеку, или потратить на любые другие цели.