Смена кассового и учётного ПО в аптеке на первый взгляд выглядит крайне сложной задачей, которая может принести множество неудобств и проблем. Пугает, что при переходе можно столкнуться с тем, что

• Процесс может затянуться
• Информация может исчезнуть
• Сотрудники не смогут эффективно работать с новой программой
• Фармацевты будут против смены привычного интерфейса
• Что-нибудь потеряется или сломается
• Вас все забудут, вы не сможете обратиться в техподдержку
• Вы окажетесь один на один с кучей проблем

Чтобы процесс перехода был для вас прозрачным и понятным, мы хотим рассказать, как у нас организован процесс смены ПО в аптеках.

Отлаженный процесс

Перевод проводится в соответствии с дорожной картой, и при выполнении всех пунктов этой дорожной карты мы точно знаем, что процесс запуска аптеки на новом ПО пройдет быстро и беспроблемно.

Регламент перевода можно разделить на несколько этапов:

1 этап — подготовительные работы.

Подготовка аптеки к переводу на новое ПО. Аптека работает на существующей программе, все мероприятия проводятся без остановки продаж.

- Проверяем оборудование подключаемой аптечной сети: подходит ли компьютер, модель кассового устройства и терминалов. Смотрим на каких компьютерах мы устанавливаем программу кассы: компьютер заведующей, компьютер приемки, компьютер в офисе. Комплексно проверяем конфигурацию клиентского оборудования перед установкой

- Проводим подготовительную работу по настройке электронного документооборота, получаем список поставщиков, с которыми работает аптечная сеть передаем их в отдел техподдержки. Настраиваем отправку заявок и загрузку прайс-листов, чтобы на момент перевода вся эта информация в программе была актуальной и обмен документами работал без проблем

- Проводим предварительную работу с остатками. Справочник номенклатуры из существующей конфигурации клиентского ПО должен быть приведен к единому стандартизированному написанию, поэтому мы предварительно забираем остатки и передаем их в отдел обработки информации. Сотрудники отдела обработки сопоставляют позиции и добавляют к нашему справочнику те, наименования которых не совпадают, чтобы на момент переноса остатков не было никаких проблем.

- Предварительно обучаем всех сотрудников основным бизнес-процессам и инструментам работы в программе. Проводим удаленное обучение всех сотрудников аптеки чтобы в день перевода всем сотрудником было понятно как работать в программном продукте. Обучение может происходить в несколько этапов, потому что сотрудники могут работать в разные смены.

Обычно подготовительный этап к переходу занимает 4-5 дней, все зависит от количества ассортимента и структуры справочника. Сопоставление позиций и перенос остатков это самый длительный процесс.

2 этап — момент перехода

Мы переводим аптеки без остановки работы аптеки. Вечером аптека закрывается на существующем программном продукте, а утром открывается уже на новом. Нам достаточно от 30 до 60 минут для того, чтобы перенести остатки, сверить сумму перенесенных остатков, проверить оборудование и убедиться, что всё работает корректно.

Сумма переносимых остатков согласовывается с бухгалтерией аптечной сети, чтобы исключить возможность любых расхождений.

Если аптека работает круглосуточно, чтобы запустить её на новом программном продукте нужно запланировать час, когда будет закрыта смена и мы сможем провести эту операцию.

Запуск аптеки проходит под полным сопровождением наших сотрудников. Первые чеки, продажа по банковскому терминалу, продажа с использованием дисконтных карт, прием накладных и.т.п проводятся совместно с нашими специалистами, чтобы убедиться, что основные бизнес-процессы работы аптеки не нарушены и аптека работает как нужно.

3 этап — сопровождение

После того как аптека перешла на новое ПО, специалисты отдела сопровождения регулярно связываются с сотрудниками аптеки, и отвечают на вопросы, если возникли какие-то проблемы или есть непонимание в работе программного продукта. При необходимости мы проводим повторное обучение с упором на моменты, которые вызвали затруднение. Так привыкание к новому программному продукту проходит более комфортно.

Зачастую основная проблема — это то, что фармацевты привыкли к интерфейсу старой программы, и нужно переучиваться на новый. Как отмечают наши партнеры, интерфейс программного комплекса простой, удобный и логичный, и эффект привыкания происходит довольно быстро.

Отдельным этапом могут стать доработки ПО связанные с особенностями работы конкретной аптечной сети.

Требования к программе у аптечных сетей бывают довольно разнообразными. Зачастую настроены собственные программы лояльности и скидочные системы, системы мотивации или какие-то специфические отчеты и выгрузки на сторонние ресурсы, которые нужны индивидуально этой аптечной сети.

Если на этапе запуска выясняется, что имеющегося функционала программы недостаточно, мы составляем дорожную карту доработок. Технические задания согласовываются обеими сторонами, определяются сроки исполнения и трудозатраты. Перевод происходит только после того, как эта дорожная карта выполнена. Другими словами, существует возможность доработки продукта согласно дорожной карте перед запуском аптеки и началом платного использования.

При переходе аптеки на наш программный продукт вы получаете:

• Понятные быстрые сроки перехода
• Ваши данные будут аккуратно перенесены в новую программу
• Обучение ваших сотрудников новой программе силами наших специалистов
• Полное сопровождение при запуске
• Вы сможете обратиться в техподдержку в любое время 24/7
• Регулярные доработки программы в соответствии с меняющимся законодательством

Как видите, перевод вашей аптеки на использование нашего программного комплекса это понятный и отработанный процесс. Накопленный опыт помогает провести его быстро и без неожиданных сложностей.