Насколько можно снизить товарный запас?

Как быстро можно снизить товарный запас?

Как снижать товарный запас без потерь в выручке?

Определения:


• Рентабельность - соотношение прибыли на вложенные средства за период, выраженное в процентах. Рентабельность - это способность организации порождать прибыль
• Прибыль - разница между выручкой от реализацией и затратами на приобретение и сбыт.
• Реализованная наценка - разница между розничной и оптовой ценой проданного товара.
• Процент реализованной наценки – отношение реализованной наценки к оптовой ценой проданного товара, выраженное в процентах.
  
• Оборачиваемость запасов - отношение среднего товарного запаса к реализации за месяц выраженное в днях. Показывает, сколько дней оборачивался товарный запас при данном объеме реализации. Данный показатель характеризует качество запасов и эффективность управления ими. Важность показателя связана с тем, что прибыль возникает при каждом "обороте" запасов.

В статье Анализ эффективности управления товарным запасом было введено понятие «идеальный товарный запас» для расчета величины «Баланс-прогноза», которая характеризует эффективность товарного запаса.

В данном случае «идеальность» товарного запаса заключается в том, что рассматривается возможность его одномоментного изменения (в соответствие с расчетными нормами) без учета фактической ёмкости ежемесячных продаж. Следовательно, и величина «Баланс-прогноза» несет в себе некоторую «идеальность», что определяет использование её в качестве оценочной (относительной, а не абсолютной) характеристики изменения товарного запаса.

«Баланс-прогноз» дает понимание, какие товарные группы в аптеке нуждаются в оптимизации. Для сокращения товарного запаса необходимо ограничивать сумму закупки, которая определяется как количеством, так и качеством товарного запаса (каждого наименования) с точки зрения удовлетворения спроса при заданном уровне обслуживания, что является основополагающим для оптимизации товарного запаса (улучшение «Баланс-прогноза»).

Ранее было показано, что снижение товарного запаса при постоянстве выручки обеспечивает рост рентабельности аптеки. Снижение товарного запаса происходит при превышении продаж (расходование запаса) над величиной закупки товара (увеличение запаса).

Банальность вывода о необходимости больше продавать и меньше закупать приобретает остроту и актуальность при формулировке вопроса «а насколько меньше закупать товара от фактической выручки?». Ответ на вопрос дает соотношение прогнозируемых сумм закупки к сумме продаж за месяц. На посмотрим на схему изменения товарного запаса аптеки:

Вычисление конечного остатка товарного запаса (Кон Ост) проводится по формуле:

$$НачОст +Заказы-Продажи = КонОст$$

Разделим правые и левые части на « Продажи» и преобразуем:

$$\frac{Заказы}{Продажи}= 1 +\frac{КонОст-НачОст}{Продажи} $$

На первый взгляд может показаться, что достаточно спрогнозировать на следующий месяц по имеющимся статистическим данным величины конечного остатка и продаж и величина ограничения (Заказы/Продажи) будет определена. Но стоит отметить, что статистические данные для прогноза будут получены для условий работы аптеки, где подобные ограничения не применялись и поэтому результат будет заведомо неверен. Сформулируем задачу, решение которой позволит вычислить данное соотношение:

Задача: По имеющимся фактическим данным товарного запаса, а именно по-позиционному складскому остатку и количественным характеристикам каждого наименования, а так же фактической ежемесячной выручки, спрогнозировать суммы закупки, продажи и соответственно величину конечного товарного остатка через месяц (в дальнейшем месяц соответствует периоду в 28 дней или 4-м полным неделям с понедельника по воскресенье) при конечных остатках наименования не ниже, чем остаток на заданное количество дней с установленным уровнем обслуживания (далее - глубина товарного запаса).

Таким образом, указанные величины должны рассчитываться для каждого наименования товарного запаса.

Идеальным конечным остатком является остаток, где запаса каждого наименования должно «хватать» на бесперебойную торговлю на заданное количество дней. Ясно, что не все наименования начального остатка можно продать за месяц, приведя их конечный запас к заданному количеству дней бесперебойной торговли. Как было сказано ранее, запас каждого наименования состоит из текущего запаса, который рассчитывается путем умножения среднедневного потребления на количество дней заказа, и страхового запаса, который рассчитывается для задаваемого уровня обслуживания.

Вероятностный характер продаж подразумевает, что какое-то количество наименований будут проданы в количестве большем, чем текущий запас (страховой запас расходуется), а какое-то количество наименований будет продано в количестве меньшем, чем текущий запас (страховой запас не расходуется). Разнонаправленность характера расходования страховых запасов определяет расчет продаж, как потребление только текущего запаса.

Данное упрощение имеет место на основании закона больших чисел (теорема Чебышева). Расчет продаж наименования за 4 (четыре) недели определяются путем умножения среднедневного потребления на 28 (двадцать восемь) дней (4*7=28 дн). То есть рассчитываются продажи только текущего запаса, без расходования страхового запаса, а конечный остаток рассчитывается на заданное количество дней (текущий запас) с установленным уровнем обслуживания (страховой запас).

Следует обратить внимание, что результат умножения среднедневного потребления на глубину товарного запаса (текущий запас) может давать дробное число, что противоречит смыслу единице целой упаковки продаваемого наименования и этот факт, на практике, накладывает на расчет ограничения в необходимости использования системы округлений.

Так же на практике возможны ситуации с закупкой групповых (целых) упаковок с последующей фасовкой и продажей «дробных» частей целой упаковки. Именно по этой причине следует сначала рассчитать количество продаваемой позиции, проведя соответствующее округление и только затем рассчитать её стоимость.

При этом возможны два варианта:

* КонОст(Ид) –расчетная норма конечного остатка на глубину товарного запаса и с заданным уровнем обслуживания.
** КонОст(Факт)- «фактический» конечный остаток

1. Для «Наименования 1», где продажи за месяц снижают конечный остаток до величины меньшей, чем требуется на заданную глубину товарного запаса. Поэтому закупка наименования производится в количестве необходимом для обеспечения планируемых продаж и соответствия конечного остатка (КонОст(Факт)) расчетному остатку (КонОст(Ид)) с заданной глубиной товарного запаса (расчетные продажи за 28 дней составят 18,6 шт., что округляется до 19 шт.)
2. Для «Наименования 2», где продажи за месяц снижают конечный остаток до величины большей, чем требуется на заданную глубину товарного запаса. Поэтому закупка наименования не производится и конечный остаток (КонОст(Факт)) может быть больше расчетного остатка (КонОст(Ид)) с заданной глубиной товарного запаса. Наличие большого начального остатка «Наименования 2», даже при отсутствии заказа, определяет конечный остаток (КонОст (Факт)) в 5 (пять) упаковок, что превышает расчетную норму конечного остатка (КонОст (Ид) =2+1=3 шт.) на 2 (две) (15+0-10=5; 5-3=2) упаковки.

Результатом расчетов является определение для каждой позиции товарного запаса аптеки в количестве целых упаковок величин, а именно:

1. «Продажи», как произведение величины среднедневного потребления, умноженного на 28 дней продаж
2. «КонОст (Ид)», как расчетный запас (текущий и страховой) на глубину товарного запаса и с заданным уровнем обслуживания.
3. «Заказы» за 28 дней продаж вычисляются по формуле (3) Заказы = КонОст (Ид) -НачОст +Продажи (3) с возможными вариантами (a) и (b):
   • если по формулу (3) Заказы>0, то Заказы = КонОст (Ид) -НачОст +Продажи КонОст (Факт)= КонОст (Ид)
   • a. если по формуле (3) Заказы <=0, то Заказы=0 КонОст (Факт)= НачОст- Продажи

Умножая каждую величину на соответствующую стоимость упаковки получаем их стоимостные значения для каждого наименования. Суммы стоимостей каждого наименования товарного запаса указанных величин дадут итоговую стоимость заказов и продаж прогнозируемого товарного запаса.

Соотношение итоговых стоимостей заказа и продаж (Заказы/ Продажи) определят ограничение (в дальнейшем - коэффициент ограничения Q) суммы закупки от фактических величин продаж аптеки. Данное значение вычисляется для всего товарного запаса и в большей степени ограничивает закупку наименований, фактические нормы которых превышают расчетные.

Так как предполагается ограничивать ещё и закупки наименований, которые находились в товарном запасе без движения более определенного количества дней («лежаки») необходимо рассчитать зависимость коэффициента ограничения Q от количества дней нахождения наименований в товарном запасе.

Данная зависимость представлена на графике для Аптеки 1 и Аптеки 2:

Ограничение суммы закупки

Интерпретация графиков для точки, соответствующей 60 дням в продаже следующая: если предполагается ограничивать товарный запас только наименованиями, которые находились в продаже (товарном остатке) не более 60 дней, необходимо закупку ограничивать на уровне 84% для Аптеки 1 или 75% для Аптеки 2 от суммы фактических продаж.

Из графиков видно, что при увеличении количества дней, в течение которого продавались наименования, коэффициент ограничения Q стремится к 100% суммы закупки от суммы продаж, что логично объясняется приобретением всех ранее проданных наименований, в том числе и «лежаков».

Ограничение суммы закупки наименований, которые продавались более чем за 120 дней, составит соответственно для Аптеки 1 95% и 86% для Аптеки 2. Анализ графиков позволяет определить величину ограничения закупки от количества дней нахождения наименования в продаже.

ледует подчеркнуть, что коэффициентом ограничения Q учитываются суммы заказов, и продаж наименований, которые продавались, но отсутствуют в товарном запасе (группа «Отсутствующие позиции», см. статью «Анализ эффективности управления товарным запасом аптеки».

Затраты денежных средств от продаж расходуются на закупку, как данных наименований, так и наименований с запасом ниже расчетного (группа «Занижено») и определяются суммой продаж, умноженной на соответствующую величину ограничения нахождения наименований в продаже не более 120 дней.

Таким образом, первоначальный выбор коэффициента ограничения закупки для 120 дней позволяет ограничивать закупку наименований, чья норма превышает расчетную норму и закупать наименования, которые отсутствовали и товарном запасе или их фактическая норма ниже, чем расчетная, при этом предполагается не закупать наименования, чья оборачиваемость более 120 дней.

Результатом такого ограничения является оптимизация товарного запаса, как в количественном (величина товарного запаса), так и в качественном (снижение величины «Баланс-прогноза») выражении. При «вымывании» излишков из товарного запаса и приобретения недостающих наименований выбор коэффициента Q, как правило, ограничивается (определяется) 90 днями нахождения наименования в продаже.

В действительности на графике приведен пример изменения коэффициента ограничения Q одной и той же аптеки, которая использовала данную методику ограничения заказа в сочетании с автоматизированным алгоритмов расчета потребности. Изменение графиков показывает, насколько существенно изменилась структура товарного запаса, которая позволила совершать закупки на уровне 92% (Аптека 1) ограничения от продаж для 90 дней, при первоначальном ограничении в 81% (Аптека 2).

График изменения «веса» стоимости наименований в товарном запасе Аптеки 1 и Аптеки 2 от количества дней их нахождения без продаж:

"Лежаки" в товарном запасе

Видно, что структура товарного запаса АП1 по отношению к АП2 существенно улучшилась. Если стоимость наименований, которые находились без продаж менее 30 дней у АП2 равнялась 47%, то у АП1 составила 72%.

Стоимость наименований у АП1, которые находились в товарном запасе без продаж более 90 дней составила 8% (100-92=8), а у АП2 соответственно 38% (100-62=38).

График «вклада» в реализованную наценку наименований от их оборачиваемости для АП1 и АП2 :

Наценка и оборачиваемость

Из графиков видно, что «вклад» в реализованную наценку у Аптеки 1 для наименований с оборачиваемость менее 15 дней составил 91%, а для Аптеки 2 72% соответственно. Графики говорят, как о количественном, так и качественном изменении структуры товарного запаса аптеки, которые произошли благодаря использованию коэффициент ограничения Q в сочетании с с автоматизированным алгоритмов расчета потребности.

Рассмотрим пример изменения рентабельности аптеки при введении ограничения на закупку:

Пример: Аптека имеет товарный запас 1,5 млн.руб. Продажи в месяц составляют 1,1 млн.руб., реализованная наценка составляет 28%. Вводится коэффициент ограничения Q на сумму закупки 86% от суммы продаж (рис.3 АП2 для 120 дней). Рассчитать (до и после введения коэффициента ограничения Q) величины рентабельности, товарного запаса, оборачиваемости, продаж. Считаем, что продажи в месяц до и после введения ограничения на закупку не изменились. До введения ограничения: Оборачиваемость 1,5/1,1*30=41 дн.; Рентабельность 28*1,1/1,5=20,5% После введения ограничения на закупку: Товарный запас 1,5 -1,1*(1-0,86) =1,5-0,154=1,346 млн.руб. Оборачиваемость 1,346/1,1*30=37 дн.; Рентабельность 28*1,1/1,346=22,9% Результатом введения ограничения на сумму закупки является снижение товарного запаса на 10% (154,0 т.р), рост рентабельности на 12% (22,9%), улучшение оборачиваемость на 10% (37 дн.).

Следует обратить внимание, что в задаче определения коэффициента ограничения Q рассчитывается сумма объема продаж на прогнозируемый период. Для простоты вычислений в предлагаемом примере объем продаж не изменяется, хотя на самом деле его прогнозный рост по фактическим данным составил 7,8% (или 1,186 млн. руб.).

Рост продаж связан с приобретением в товарный запас с последующей продажей наименований группы «Отсутствующие позиции» и «Занижено». Предлагаем читателю самостоятельно рассчитать конечный товарный запас, оборачиваемость и рентабельность приведенного примера при росте объема продаж.

В связи с введением ограничений суммы закупки от суммы продаж для наименований имеющих большие сроки оборачиваемости (Аптека 2 оборачиваемость более 120 дней) следует отметить их «слабую» прогнозируемость для продаж и поэтому расчет коэффициента ограничения Q необходимо делать еженедельно, так как возможны «случайные» продажи «слабопрогнозируемых» и «плохо» оборачиваемых наименований, определяя величину ограничения Q по закупкам на неделю.

Улучшение структуры товарного запаса, как в количественных, так и в качественных показателях уменьшают ограничения по закупкам, то есть коэффициент Q возрастает. При этом наблюдается улучшение оборачиваемости с ростом рентабельности. (в данной материале не освещаются вопросы выбора наименований для заказа в условиях ограничения суммы закупки и это тема отдельной статьи).

Сложившаяся практика работы аптек подразумевает расчет ряда ключевых показателей, таких как рентабельность, реализованная наценка, товарный запас, по итогам календарного месяца. Привязка к календарному месяцу сложилась на догмате ежемесячного подведения итогов (бухгалтерская отчетность), где, как правило, используют данные, именно, календарного месяца.

Данная практика подразумевает лишь констатацию свершившегося факта «вчерашнего» месяца. Принципиально рассматривать изменения ключевых показателей в разрезе полной недели, учитывая специфику отсутствия поставок товара в аптеку в субботу и воскресенье при осуществлении ежедневных продаж.

Таким образом, минимальным воспроизводимым и повторяющимся временным циклом в аптеки является неделя, и динамика изменения показателей по итогам недели позволяет делать соответствующие выводы с принятием (или корректировкой) управленческих решений, направленных на достижение заданных показателей. Зависимость рентабельности от оборачиваемости выражается формулой:

Рент(%)=РеализНац(%)*S/ТЗ*(1+(Кред-Деб)/(ТЗ-(Кред-Деб))
где:
Рент(%) - рентабельность выраженная в процентах
РеализНац(%) - процент реализованной наценки
S - продажи за месяц
ТЗ - товарный запас (средний по месяцу)
Кред - кредиторская задолженность (средняя по месяцу)
Деб – дебиторская задолженность (средняя по месяцу)

Формула использует продажи за месяц и прямая замена на продажи за неделю исказит результат расчета. Аналогичная ситуация и с расчетом оборачиваемости. Следовательно, период расчета рентабельности должен быть приближен к календарному месяцу, и четыре полные недели наиболее близко соответствуют этому. Предлагается проводить расчет показателя рентабельности (и оборачиваемости) за 4 (четыре) полные недели с последующим смещением точки расчета на неделю:

В таблице представлены два периода по четыре полные недели с S ₁ по ₄ (1-4 неделя) и с ₂ по ₅ (2-5 неделя) для расчета рентабельности и ключевых показателей эффективности. Таким образом, мы владеем инструментом измерения рентабельности за неделю, которая рассчитывается за 4 полные недели и можем контролировать её еженедельные изменения. Предложенную методику можно назвать «показатели предыдущей недели». Таким же образом можно и необходимо рассчитывать ключевые показатели эффективности аптеки.

Выводы:

1. Для снижения товарного запаса (увеличение рентабельности) необходимо ограничивать сумму заказа, основываясь на методике расчета коэффициента ограничения Q и его зависимости от количества дней нахождения наименований в продаже с использованием автоматизированного алгоритмов расчета потребности.
2. Методика расчета коэффициента ограничения заказа Q использует количественные и прогнозируемые характеристики для каждого наименования товарного запаса.
3. Для контроля ключевых показателей и их динамического изменения расчет показателей эффективности аптеки необходимо осуществлять еженедельно с использованием методики показателей предыдущей недели.

А.М. Татаренко