Как оценить качество товарного запаса аптеки?

Как повысить эффективность товарного запаса для увеличения прибыли?

Какой товарный запас хороший, а какой плохой и насколько?

Определения:


• Рентабельность - соотношение прибыли на вложенные средства за период, выраженное в процентах. Рентабельность - это способность организации порождать прибыль
• Прибыль - разница между выручкой от реализацией и затратами на приобретение и сбыт.
• Реализованная наценка - разница между розничной и оптовой ценой проданного товара.
• Процент реализованной наценки – отношение реализованной наценки к оптовой ценой проданного товара, выраженное в процентах.
  
• Оборачиваемость запасов - отношение среднего товарного запаса к реализации за месяц выраженное в днях. Показывает, сколько дней оборачивался товарный запас при данном объеме реализации. Данный показатель характеризует качество запасов и эффективность управления ими. Важность показателя связана с тем, что прибыль возникает при каждом "обороте" запасов.

Управление товарным запасом. Размер товарного запаса.

Модель работы аптеки представляется как обслуживание покупателей с использованием товарного запаса, который формируется по заказам аптеки у оптовых поставщиков с последующей поставкой:

Потребление запаса, то есть продажи товара покупателю, носит неопределенный (вероятностный) характер и цель накопления и обновления запаса - способствовать более полному удовлетворению потребления. Если потребление носит вероятностный характер, то заказ и пополнение товарного запаса носит плановый и циклический характер.

Таким образом, запас должен согласовать неопределенное потребление и циклические поставки для обеспечения потребителей и выгодной работы аптеки с поставщиками.

Поэтому «борясь» с неопределенностью в потреблении, а в конечном счете за прибыль, получаемую с продаж товара, аптека вынуждена создавать товарный запас.

Утрированным примером работы без товарного запаса может служить пример интернет-аптеки, работающей исключительно по предварительным заказам покупателей с использованием ассортимента предложений оптовых поставщиков рынка.

Ни один запас, его ассортимент и количество каждой позиции, не может на 100% удовлетворить все варианты потребности покупателя, поэтому вероятность того, насколько запас удовлетворяет спрос, называют уровнем обслуживания и выражают его в процентах.

Пример 1 – объем потребления составляет 200 ед. товара, величина уровня обслуживания равна 96%, что говорит о том, что вероятность исчерпания запаса равна 4% и можно получить дефицит (отказы) в 8 ед. товара до момента следующей поставки товара.
Иначе – уровень обслуживания — это процент немедленного удовлетворения спроса.

Таким образом, запас аптеки состоит из текущего запаса , который рассчитывается путем умножения среднедневного потребления на количество дней между двумя поставками товара, и страхового запаса.

Зачастую на практике, возрастание текущего запаса обусловлено расчетом с использованием количества дней заведомо большим, чем период между двумя поставками. Это увеличивает количество товара, который оборачивается быстрее, чем задаваемое количество дней расчета.

Пример 2 – продажи товара 2 шт./день. Заказ происходит ежедневно, а количество дней для расчета заказа установлено 4 дня. Заказываю 8 шт. вместо 2 шт. Психологически сложно вместо «привычных» 8 шт. заказать 2 шт. Распространенные объяснения «у нас мало товара, и мы будем дефектурить», или «а нам, что теперь товар каждый день заказывать и принимать?» в трактовке не нуждаются.

Страховой запас является дополнительным к текущему запасу (деление запаса на текущий и страховой носит характер модели и не предполагает какого-либо фактического разделения запаса в аптеке). Страховой (гарантийный) запас служит для удовлетворения задаваемого уровня обслуживания, который должен обеспечить в условиях неопределенности, как потребления, так и поставки (задержки, периодичность, недопоставка и т.п.) и рассчитывается в соответствии с законом распределения вероятности.

При идеальных условиях работы (неопределенность потребления и поставки отсутствует) страховой запас не расходуется. Посмотрим на рост размера страхового запаса в зависимости от уровня обслуживания:

Видно, что увеличение задаваемого уровня обслуживания с 92% до 99,5% приводит к росту страхового запаса в 1,8 раза. Практическое значение уровня обслуживания выбирается в диапазоне от 94% до 97%.

Таким образом, для поддержания требуемого уровня товарного запаса необходимо использовать алгоритмизированные методы расчета, базирующиеся на вероятностных моделях с пониманием возможного возникновения дефицита товара, определяемого заданным уровнем обслуживания.

Система показателей управления запасами широко освещена в различных источниках. В них, как правило, речь идет о различных методах прогнозирования, классификации, контроля товарных запасов и других показателей, которые описывают состояние товарных запасов и их динамику. В то же время, мало где освещаются показатели, которые помогают анализировать результат управления запасами, хотя без анализа результата невозможно обнаружить ошибки в управлении и изыскать резервы для улучшения эффективности.

Это можно интерпретировать как отсутствие системы анализа результатов, полученных с использованием существующей системы управления (Вы прекрасно управляете автомобилем, но где находитесь и как отсюда уехать не знаете).

Эффективность товарного запаса, в конечно счете, должна быть выражена в денежных единицах и их динамическое изменение, как раз и характеризует эффективность управления товарным запасом. Сложность заключается в выборе критерия оценки каждой позиции динамически изменяемого товарного запаса.

Существующие методы анализа товарного запаса (ABC - XYZ анализ) не позволяет монетизировать эффективность товарного запаса . Суть метода АВС - анализа состоит в том, что в соответствии с целью анализа выбирается классификационный признак (прибыль, объем продаж и т.п.). Далее осуществляется ранжирование в порядке убывания этого классификационного признака и слабое место ABC-анализа ассортиментной политики заключается в поиске объективных критериев оценки этого признака, которые имеют решающее значение для достижения результата.

Для решения задачи монетизации оценки эффективности управления товарным запасом было предложено рассматривать товарный запас как совокупность шести групп . Группа товарного запаса состоит из позиций, имеющих одинаковые свойства по реализации и остаткам в анализируемом периоде:

В результате определяем количество наименований в группе и их суммарную стоимость. Это фактическое состояние товарного запаса.

Следует обратить внимание на наличие в товарном запасе группы «Отсутствующие позиции». Эта группа состоит из наименований, которые были проданы в анализируемом периоде и в товарном запасе на момент анализа отсутствуют. Отсутствие данных наименований снижает возможные продажи и, соответственно, прибыль.

Введем понятие «идеального» (расчетного) товарного запаса, состоящего из наименований, присутствовавших в фактическом товарном запасе в анализируемом периоде (как правило, месяц).

«Идеальность» товарного запаса состоит в том, что в качестве товарного запаса каждого наименования выступает его расчетная норма . Представим количества наименования, соответствующие группе «идеального» запаса:

Целью данного моделирования является определение избыточности (или недостатка) денежных средств в группе товарного запаса по отношению к «идеальной» норме остатка, рассчитанной на заданное количество дней (расчетная норма определяется путем произведения среднедневной уходимости наименования на количество дней заказа (не путать с периодом между поставками) и страхового запаса, с уровнем обслуживания равным уровню обслуживания при заказе.

Таким образом, определяется сумма, в денежном выражение, на какую можно уменьшить (или требуется увеличить), как каждую группу, так и весь фактический товарный запас, исходя из расчетных норм запаса каждой позиции. Данная сумма (в дальнейшем «баланс-прогноз» ) показывает эффективность использования оборотных средств товарного запаса аптеки.

Баланс-прогноз - это величина, характеризующая избыток «-» или недостаток «+» денежных средств для каждой группы фактического товарного запаса при приведении их в соответствие с расчетными нормами на заданное количество дней и уровня обслуживания.

В таблице представлен практический пример анализа качества товарного запаса аптеки. Видно, что итоговый «Баланс-прогноз» положительный, то есть фактический товарный запас аптеки меньше «идеального» запаса и его необходимо увеличить или, иначе, аптека «дефектурит».

Итоговая сумма недостатка средств в 216,7 т.руб. по отношению к «идеальному» запасу сложилась из избыточности (-94,1 т.р) групп «Непродаваемые более месяца» и «Превышение» и нехватки (310,8 т.руб.) в группах «Отсутствующие позиции» и «Занижено».

Для анализа эффективности управления товарным запасом аптеки введем понятие дисбаланса.

Дисбаланс - это разность между суммой выручки и суммой закупки товара за анализируемый период. Дисбаланс характеризует величину и направление (знак «-» или «+»)) денежного потока между аптекой и поставщиком. При знаке «-» закупка превышает выручку, и аптека увеличивает свой товарный запас и наоборот.

Изменение показателей товарного запаса аптеки следует рассматривать в периодах кратных целым неделям, отойдя от понимания месяца, начало и окончание которого может попадать на разные дни недели, что искажает картину анализа.

В таблице представлены практические показатели количественного анализа товарного запаса и их результаты за три периода, продолжительность каждого периода равна 4-м полным неделям.

Для расчета рентабельности применялась формула, представленная в статье Рентабельность и оборачиваемость, где Кред - Дебит = Дисбаланс

Видно, что возрастание рентабельности в Периоде №1 до 62,1% обусловлено существенным ростом «Дисбаланса» и улучшением оборачиваемости. Это происходит посредством сокращения суммы закупки, а как следствие, снижением товарного запаса в Периоде №1.

Рост значения «Баланс-прогноз» и его количественные показатели для групп запаса, говорят о «вымывании» из ассортимента большого количества «ходовых» позиций (группа «Отсутствующие позиции»), которое, впоследствии, может отрицательно сказаться на выручке в связи с возникающими отказами.

Анализ Периода №2, показывает меньшую величину показателей «Дисбаланс» (снижение остатков) и «Баланс-прогноза». Сокращение ассортимента не столь значительно, как в Периоде №1. При этом значения реализованных наценок в Периоде №1 и Периоде №2, практически, одинаковы.

Возникает вопрос об обоснованности риска в действиях персонала в Периоде №1, которые хотя и привели к большому росту рентабельности, но значительно сократили закупки (товарный запас), при неизменности полученной реализованной наценки и существенном сокращении, как количества ассортимента товарного запаса, так и снижения его качества (рост показателя «Баланс-прогноза»).

Вопрос . Стоило ли улучшение оборачиваемости в Периоде №1 на 3 дня (19дн - 16дн = 3дн) снижения товарного запаса на 223,4 тыс. руб. с ухудшением его качества в 216,7 тыс. руб.? Можно предположить о негативном влиянии результатов данных действий на результаты последующих периодов работы аптеки.

Особенностью динамического изменения групп товарного запаса является «флуктуация» наименования из группы в группу для различных анализируемых периодов.

Пример 3 - наименование, которое было в группе «Отсутствующие», при его закупке в объеме, превышающем «идеальную» норму, в следующем периоде попадает в группу «Превышение» Таким образом, мы затратили больше денежных средств, чем рекомендовала «идеальная» норма и ухудшили (увеличили), как «Баланс-прогноз», так и «Дисбаланс» (снизили эффективность товарного запаса).

«Переход» наименования из группы в группу в течение анализируемого периода обусловлен его продажами (вероятностными) и последующими закупками (плановыми и циклическими), где конечное количество наименования (товарный запас) сравнивается с «идеальной» нормой, расчет которой использует вероятностную модель с заданным уровнем обслуживания.

Таким образом, изменение запаса каждого наименования является случайной величиной, но в то же время изменение совокупного товарного запаса является закономерной устойчивой величиной на основании закона больших чисел (теорема Чебышева). Общий смысл закона больших чисел — совместное действие большого числа одинаковых и независимых случайных факторов приводит к результату, в пределе не зависящему от случая.

То есть результат анализа изменения эффективности товарного запаса по анализируемым периодам, выраженный в «Баланс-прогнозе» и «Дисбалансе» имеет не случайный характер, что позволяет, обратившись к изменению содержания групп товарного запаса в анализируемых периодах, выявить закономерности (причины) их положительных или негативных изменений.

Анализ сочетания изменений, как качественных характеристик товарного запаса, так и их количественных показателей в соответствующих периодах, позволяет оценить, как эффективность товарного запаса, так и качество управления им.

Проводить данный анализ необходимо еженедельно, то есть начало периода анализа «сдвигается» на неделю, а продолжительность периода анализа остается равной 4-м неделям.

Такой подход позволит оперативно выявлять тенденции изменения показателей эффективности товарного запаса и предпринимать оперативные меры для их нормализации.

Данный анализ может применяться в категорийном менеджменте для оценки различных товарных категорий, маркетинговых и «акционных» товаров.

Следует отметить, что в существующих программах автоматизации работы аптеки, применяемые методы ABC-XYZ анализа не позволяют монетизировать (измерить) критерии признака анализа, используя, как правило, понятийный аппарат от «хорошо» до «плохо» для определения эффективности, как товарного запаса, так и товарных категорий.

Этот подход лежит в основе алгоритмов, заложенных в программный комплекс ОПОРА.

Выводы:

1. Для поддержания требуемого уровня товарного запаса необходимо использовать алгоритмизированные методы расчета, базирующиеся на вероятностных моделях с заданным уровнем обслуживания.
2. Введение определений групп запаса по свойству их потребления, а так же понятий «идеальный» товарный запас, «баланс-прогноз» и «дисбаланс» с методикой их расчета и динамического анализа в периодах, позволяет монетизировать определение эффективности товарного запаса и качества управления им.
3. Сочетание анализа качественных и количественных характеристик товарного запаса позволяет своевременно:
   • выявлять тенденции его изменения и управлять ими
   • оценивать результаты изменения эффективности
   • оценивать результаты качества управления

А.М. Татаренко   Д.А Опарин